Palembang,SuaraMetropolitan – Inovasi digital KAWAL PAK WALI (Koordinasi Agenda dan Penjadwalan Pimpinan melalui Kolaborasi dan Wadah Layanan Terintegrasi) berhasil meraih peringkat pertama dalam pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) di lingkungan Pemerintah Kota Palembang.
Inovasi tersebut lahir dari persoalan koordinasi agenda pimpinan yang selama ini dilakukan melalui berbagai kanal komunikasi. Mulai dari WhatsApp, staf, kasubag hingga komunikasi langsung dengan pimpinan, kondisi tersebut dinilai berpotensi menimbulkan miskomunikasi dan membuat sejumlah agenda tidak terjadwal maupun tidak terkoordinir dengan baik.
Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kota Palembang, Paramiswari, S.STP., M.Si., mengatakan, kondisi tersebut menjadi salah satu alasan digagasnya KAWAL PAK WALI sebagai wadah layanan terintegrasi untuk mengatur dan memantau agenda pimpinan secara digital.
“Biasanya OPD itu multi kanal ada yang via WhatsApp ke Protokol, ada yang via staf ada juga melalui saya langsung ada ke kasubag sehingga kadang miskomunikasi yang menyebabkan tidak terjadwal atau tidak terkoordinir,” ujar Paramiswari saat di wawancarai usai menerima piagam prestasi pada acara Penutupan Klasikal Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan I dan II Provinsi Sumatera Selatan Tahun 2026, di Aula putri kembang dadar BPSDMD Sumsel, Sabtu (5/9/2026).
Menurutnya, persoalan juga dapat terjadi ketika kepala OPD menyampaikan agenda secara lisan langsung kepada Wali Kota. Akibatnya, bagian protokol terkadang tidak memiliki waktu yang cukup untuk menyiapkan rundown kegiatan yang akan dihadiri pimpinan.
Melalui aplikasi KAWAL PAK WALI, OPD kini dapat mengajukan agenda secara digital tanpa harus datang langsung mengantarkan undangan ke bagian protokol. Undangan cukup diunggah melalui website dan proses pengajuan dapat dipantau, termasuk mengetahui apakah agenda tersebut sudah disetujui atau belum.
Baca juga: Pemkot Palembang Akhiri Pengajuan Agenda Lewat WhatsApp, Kini Terpusat di KAWAL PAK WALI
“Dengan adanya inovasi Aplikasi Kawal Pak Wali ini permudah teman-teman OPD tidak repot mengantarkan lansung undangan ke Protokol bisa melalui aplikasi jadi tinggal upload ke Website kita kawal Pak Wali biar lebih mudah dan bisa di kawal langsung sudah di approved atau belum,” jelasnya.
Tidak hanya bagi OPD, Sistem tersebut juga dirancang untuk membantu Pimpinan maupun pejabat yang mewakili pimpinan mendapatkan Notifikasi di smartphone yang sudah terinstall sistem Kawal Pak Wali agar menerima informasi penjadwalan secara realtime.
Aplikasi memberikan penanda waktu menjelang pelaksanaan kegiatan. Paramiswari menjelaskan, 60 menit sebelum kegiatan agenda akan berwarna hijau, kemudian 30 menit sebelum kegiatan berubah menjadi warna orange, dan 10 menit sebelum kegiatan menjadi penanda bahwa agenda semakin dekat.
“Jadi pimpinan itu bisa melihat langsung setiap kali mau acara 60 menit sebelum itu sudah berwarna hijau ketika pimpinan itu misalnya asisten 3 mewakili Pak Wali Kota giat di Sukarame tapi beliau lagi di Gandus butuh waktu untuk mengingat maka ketika dia lihat aplikasi ini menunjukkan warna hijau, 30 menit warna Orange dan 10 menit lagi, jadi siapapun yang mewakili pimpinan tidak perlu lagi melihat jadwal tapi bisa langsung tahu di sini jadwal digital,” katanya.
Kedepan, penggunaan KAWAL PAK WALI direncanakan diperluas. Tidak hanya OPD, sistem tersebut ditargetkan dapat terintegrasi hingga tingkat kelurahan, RT/RW, bahkan masyarakat umum.
Masyarakat nantinya dapat mengunggah undangan secara langsung melalui website untuk mengundang Wali Kota tanpa harus datang mengantarkan undangan ke bagian protokol.
Baca juga: Gubernur Herman Deru Ungkap Penyebab Beras Premium Sulit Dicari
“Jadi untuk jangka panjangnya nanti mulai dari kelurahan RT/RW bahkan masyarakat umum bisa upload langsung ke Web untuk ngundang Pak Wali, jadi tidak harus repot-repot ngantar kan undangan ke Protokol,” ungkap Paramiswari.
Rencana pengembangan tersebut ditargetkan mulai diimplementasikan pada 2027. Untuk saat ini, penggunaan KAWAL PAK WALI masih diperuntukkan bagi OPD dan telah sampai pada tingkat kecamatan.
Paramiswari mengatakan, inovasi tersebut dikembangkan sebagai bagian dari tugas peserta PKA. Peserta diberikan waktu sekitar dua bulan untuk mempersiapkan sekaligus mengimplementasikan inovasi yang telah dirancang.
“Kami dari BPSDMD di beri PR selama dua bulan untuk mempersiapkan inovasi-inovasi ini jadi begitu off kampus pada Juni-Agustus sudah capai target,” ujarnya.
Dalam proses implementasinya, inovasi KAWAL PAK WALI juga mendapat dukungan dari berbagai pihak. Paramiswari menyebut dukungan tersebut datang dari Forkopimda, termasuk Kepala Kejaksaan Negeri dan Kapolrestabes.
“Alhamdulillah kami mendapatkan dukungan dari Forkopimda, Alhamdulillah dapat dukungan juga dari luar seperti dari Pak Kajari, Pak Kapolrestabes. Alhamdulillah inovasi ini Kawal Pak Wali dapat Peringkat Pertama,” katanya.
Baca juga: Sambut HUT ke-81 TNI, Lanud SMH Gandeng Warga dan Pelajar Bersihkan Pasar Alang-Alang Lebar
Sementara itu, kepala BKPSDM Pemerintah Provinsi Sumatera Selatan, Prof. Dr. H. M. Edwar Juliartha, S.Sos., M.M., menjelaskan, PKA ditujukan bagi pejabat administrator maupun pengawas sebagai bagian dari upaya meningkatkan profesionalisme, integritas, kreativitas dan kemampuan ASN dalam menghasilkan inovasi untuk menyelesaikan persoalan di organisasi.
“Tujuannya tentu supaya nantinya syarat ASN terutama yang sudah mendapatkan eselon untuk profesional dan memiliki integritas yang memiliki sisi kreatif dan inovasi yang bisa kemudian dikembangkan untuk menyelesaikan persyaratan-persyaratan yang ada didalam organisasi mereka yang sedang berada,” kata Edwar.
Menurutnya, PKA juga menjadi salah satu persiapan bagi ASN dalam pengembangan jenjang karier, termasuk bagi mereka yang akan menduduki jabatan eselon II.
“Seharusnya untuk menduduki eselon 2 itu sudah harus PKA dulu jadikan untuk eselon II itu harus PKA. Jadi kegiatan PKA ini salah satu persiapan untuk jenjang karier mereka lebih baik,” jelasnya.
Pelatihan PKA berlangsung selama empat bulan dengan pola on-off, termasuk habituasi selama dua bulan untuk mengimplementasikan inovasi yang telah dirancang peserta.
Dalam pelaksanaan tersebut terdapat 96 peserta. Sebanyak 95 peserta memperoleh nilai memuaskan dan l0 peserta ditetapkan sebagai peserta terbaik.
“Untuk penilaian ini dilihat dari inovasinya implementasinya,” pungkas Edwar.
